Per esercitare tale controllo è necessario disporre di strumenti quali:
- budget annuale delle ore lavorabili;
- allocazione delle risorse;
- sistema di consuntivazione e controllo budget/consuntivo.
Il budget di cui in 1) viene definito su base annuale per ogni addetto sottraendo alle ore disponibili da calendario le ore che sono dedicabili a:
- formazione;
- riunioni;
- amministrazione generale dei lavori;
- marketing e promozione nuovi lavori;
- ferie ed altri benefici.
Tale budget deve rappresentare un valore che ogni addetto deve percepire come un obiettivo da raggiungere.
L’indice di controllo per la direzione è rappresentato dalle ore lavorabili (e fatturabili) sul totale delle ore disponibili, indice variabile sulla base della qualifica del collaboratore.
La valorizzazione per addetto delle ore sulla base della qualifica darà il budget di fatturato lordo che dovrà essere prodotto per addetto, il cui totale è il budget di fatturato lordo (mensile, annuale ecc.) dell’azienda.
L’allocazione delle risorse, di cui in 2), sui diversi lavori deve essere pianificata con una periodicità dipendente dalla durata delle commesse, utilizzando strumenti, possibilmente informatici, che possano consentire la visualizzazione del calendario e l’evidenza delle risorse utilizzate con un controllo visivo in ogni momento.
La periodicità dell’aggiornamento e verifica dello stato di avanzamento delle commesse potrà così essere esercitata con frequenza anche giornaliera.
Il controllo budget / consuntivo dei tempi lavorati di cui in 3): per effettuare questo tipo di controllo è necessario prevedere una rilevazione delle ore distinte fra lavorate e diversamente impegnate (promozione, formazione, progetti interni, ecc).
Il controllo della direzione si eserciterà mediante l’utilizzo di una reportistica (time report) di sintesi delle ore lavorate. A livello operativo (capocommessa / servizio) deve essere garantito l’impiego delle risorse per ogni commessa secondo quanto premesso a budget.
Il controllo sull’andamento tecnico – economico della commessa.
La differenza fra i ricavi previsti dal budget e il “lavorato“ ottenuto dalla valorizzazione delle ore lavorate è l’indicatore di controllo, dal quale può derivare un minor ricavo e margine lordo o viceversa un maggior ricavo o margine lordo.
I costi da imputare alla commessa/ servizio sono:
- la valorizzione delle ore lavorate per ogni qualifica professionale impegnata;
- le spese dirette sostenute per la commessa (materiali, viaggio, trasferte ecc), oltre a eventuali onorari di personale esterno che lavora sulla commessa/servizio.
Il lavoro “cumulato” e le spese sostenute verranno fatturate al cliente sulla base di quanto previsto dal contratto, pertanto in fase di fatturazione si deve verificare che la percentuale di lavorato/cumulato che viene fatturato corrisponda alle stime del prodotto/sevizio sulla base del budget del ricavo. Se ciò non si realizza si devono applicare le necessarie misure correttive (aumento dell’efficienza per recuperare ritardi o scarsa produttività, revisione dei prezzi applicati ecc.).
Nel caso la commessa includa la vendita di prodotti, quali software o vari, i ricavi della vendita del prodotto dovranno essere trattati a parte rispetto alla commessa servizio.
L’alta direzione dovrà quindi tenere sotto controllo costantemente, attraverso sistemi di report di sintesi, la percentuale di minore/ maggior ricavo e margine di contribuzione lordo per le commesse/servizi. A livello di capocommessa / servizio deve essere prevista una reportistica che evidenzi per commessa la situazione budget/consuntivo dei costi diretti e delle ore per addetto e la situazione dei tempi di avanzamento delle commesse.
Ti invito a contattarmi al numero di Salvazienda 0521.207329 o 347.7534645 per un primo colloquio gratuito per capire al meglio la tua problematica o le tue esigenze.